貨物準備和檢驗完成后，出口商必須按照合同信用證的規定安排貨物運輸，并負責租船、訂艙和裝船事宜。在實踐中，在CFR和CIF交易方式下，出口商可以選擇國外船公司；FOB交易方式下，進口商一般委托船公司承運貨物，但裝運的具體工作仍由出口商安排。
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租船訂艙分為詢價、訂艙、裝車三個步驟。
詢價
查詢也稱為查詢。通常是指承租人根據自己的貨物運輸需要或對船舶的特殊要求，通過租船經紀人在租船市場提出租船請求。查詢主要以電報或電傳等書面形式進行。承租人預期條件的內容一般應包括：所載貨物的種類、數量、裝貨港和卸貨港、裝運期限、租船方式或期限、預期水平 運費（租金），以及所需船只的詳細信息。船東也可以先通過租船經紀人向租船市場發送詢價，以便承接貨物。船東詢價的內容包括擬租用船舶的名稱、國籍、船型、散貨和包裝能力、可租用的時間、預計承包的貨物種類等。

預訂
訂艙是貨物托運人（托運人）或其代理人根據其具體需要，選擇合適的船舶向承運人（即班輪公司或其業務機構）口頭或通過訂艙函進行預約訂艙， 為申請運輸，承運人對該申請作出承諾。
賣方備貨時，收到國外的信用證，核對無誤后，主要按合同和信用證規定的時間，是否可以連接貨物，能否及時發貨 取決于租船和預訂。這部分。

租船訂艙的準則
1、出口公司應根據船公司提供的船期，掌握船舶及貨物情況，并在船舶抵港前或簽單期限前及時辦理托運手續。
2、出口公司在辦理訂艙手續時力求準確，盡量避免裝（增加訂艙次數）、卸貨和換載，以免影響承運人、船方的工作 ，貨運代理和港口部門。
3. 附加特殊貨物的訂艙，如散裝油品、冷藏貨物、鮮活貨物，出口公司應提前通知承運人或船舶及貨代，并列明要求。

包租和訂艙程序
根據 C.I.F. 或 C.F.R. 條件、租船和訂艙是賣方的主要職責之一
出口貨物量大，需整船承運的，應在境外辦理租船手續；如果出口貨物的數量不大，不需要整船發運，中外運公司可以協商班輪或租用一些艙位進行運輸。
1、進出口公司委托中外運辦理裝運手續，填寫裝運單，又稱《訂艙委托書》，作為訂艙的依據交給中外運。
2、中外運收到運單后，審核運單，確定船公司，退回運單的裝運單，將全套裝運單交給進出口公司填寫，然后 中國外運以托運人的身份代表進出口公司為國外船代辦理同樣的托運手續。
3、貨物經海關查驗放行后，由船長或大副簽收《收據單》（又稱大副收據，matereceipt）。船公司向托運人發出的運單的臨時收據，表明貨物已裝船。托運人憑收據將貨物交給船代，換取正式提單， 然后就是裝貨。

報關
報關單是指進出口貨物出境前向海關辦理的報關手續。根據我國海關法規定，所有進出境的貨物，必須經口岸、車站、國際機場出境，并由貨主向海關申報。海關放行后，可以提貨或裝運出口。
目前我國進出口企業在辦理報關手續時必須填寫出口貨物報關單，必要時還必須提供出口合同、發票、裝箱單或重量單、商檢證等復印件。相關文件，向海關申報出口。

保證
對于在 C.I.F. 簽訂的出口合同。價格，賣家必須及時到中國人民保險公司辦理投保手續，并在發貨前填寫投保單。出口商品的保險續保一般按個案辦理。投保時，被保險人應當列明貨物名稱、投保金額、運輸路線、運輸方式、開航日期、保險種類。由于我司進出口公司與中國人民保險公司的業務量較大，為簡化手續，我們一般不實際填寫投保單，而是使用出口貨物清單或貨物裝運 分析表代替投保申請表，保險公司受理投保申請。簽發保險單或保險憑證。


報關報檢租船訂艙業務流程圖
實際操作流程
委托訂艙-----給貨代公司------貨代公司找船公司訂艙-----船公司通知貨代公司------ 貨代通知您進出貨------您安排貨物到港拼裝或讓貨代安排生產和裝貨-----與操作同時進行 ------您必須將報關文件發送給貨運代理-----報關委托-裝箱單-發票-核銷單等相關文件------清關完成-- ---- 集貨港 ------ 裝貨 ------ 開船 ------ 付款 ------ 購買提單

一份基本的訂艙運輸委托書除了顯示：發票號、目的港、價格條款、單件重量、貨名、發貨人、收貨人、通知人等，還需要注意以下問題：
1. LC要求不允許轉船------那么訂艙的時候一定要聯系船公司或代理詢問清楚，避免顯示提單導致不加分。
2. LC的裝貨時間表------有些港口每周只有一班航班，所以請在預訂前打個招呼船期過不了LC裝貨日，不要急著趕到Zui后一個合適的裝貨日。由于某些因素，船可能會晚點，所以只能問船公司是否可以積壓，或者換其他船公司。
3.對LC的一些特殊要求------ 
(1)訂艙時一定要在出口運輸委托書的提單上寫清楚LC要求顯示的信息要求。船公司或代理收到后，如不能滿足要求，應及時溝通，要么換LC，要么換船公司。
(2) 有些會要求它們不能在以色列轉運。在這種情況下，您必須提前咨詢下船公司的運輸公司。
(3) 一些信用證還要求出具船舶證書。例如，船齡需要超過 15 年。如果是新開的船公司或者船齡還沒有到，不能出這樣的證明的，需要改。
4、運價和限重問題------如果客戶對發貨日期沒有具體要求，可以咨詢更多有競爭力價格的船公司?；蛘呖蛻粢恢逼珢鄣拇尽４送?，一些船公司對貨物的重量有一定的限制。如果我們運送的貨物較重，必須在訂艙前確認?；虼_認額外的超重費。
5、收貨人和通知人------一般情況下，訂艙時對收貨人和通知人沒有嚴格要求。貨物發貨后我們可以按照客人LC的要求。更改確認提單。并且在預訂時寫下收貨人或舉報人的聯系電話。因為很多船公司都會索要，以便船到港時聯系客人。
6、詳細訂艙要求------委托人應在委托書中注明平艙訂艙要求，例如
（1）貨物X月X號；
（2）附表X月X號XX船公司1X40'HQ或1X20'整箱超重箱等；
（3）確認運費XXXXX或到付，客戶預約號為XXXX；
（4）報關材料若干（訂艙的若干海關訂單號）；
（5）提單上應顯示XXXXX；
(6)集裝箱的位置，確認拖車費XXXX等。
7.關于驗貨------------如果貨物在發貨前需要經過ITS、或其他檢驗公司的檢驗，應在收貨信中注明，以便代理 訂艙后合理安排。提箱時間和集裝箱到達工廠/倉庫的時間。
8.關于貨到付款---------很多人認為到付指定貨代一般很拖沓，呵呵，這個沒辦法，客戶自己指定，只要 我們做好自己的工作，我們應該如何合作？人們是如何做到的。在成本上，不管他們收費多高，如果合理，我們還是要接受的。如果您仍然不滿意，您將在很長一段時間后回復客戶。是時候讓客戶與他們溝通了。
期間如客戶訂艙后有新要求，或工廠無法及時發貨，或增加貨柜等要求，請務必及時通知代理更改，以免耽誤事 . 再說一遍，小心才是Zui重要的，哈哈！


訂艙單據 - 出口十張
第一頁：集裝箱貨物托運單（貨主留底）
第二個環節：集裝箱貨物托運單（保留船底）
第三頁：運費通知（一）
第四頁：運費通知（二）
第五聯：倉庫收據（裝貨清單）
第五頁復印件：出口貨物口岸費繳納申請書
第六聯：大副聯（車站收據復印件）
第七聯：車站收據
第八聯：貨代儲備
第九聯：收據（一）
第十聯：收據收據（2）


租船業務
租船時，租船人應注意以下幾個方面：
1、租船前應熟悉貿易合同條款，使租船合同條款與貿易合同條款一致。
2、要了解裝卸港口碼頭的相關情況、泊位水深、一般等候時間（擁堵）、裝卸效率、港口習慣等。
3、選擇船舶時，應選擇船齡較短、質量較好的船舶。一般情況下，不應包租船齡超過 15 年的超齡船舶。


包機談判程序
1.查詢租用是指租船人向船東或租船經紀人發出租船合同，讓對方知道你有什么貨物，你想租什么船。
2.報價與還價。報價是指投標人向對方提出租船的主要條件。通常，所有者會進行第一次報告。報價與還價交替進行。
3. 簽訂合同是指簽訂租船合同。如果是船東直接租用的，承租人應當簽字。如果是通過代理租用的，可以由代理簽收，也可以自己簽收。租船合同通常一式兩份，雙方各一份。


租船合同
租船合同涉及的內容很多。為使租船人與船東在租約談判時有一定的參考和引用，國際航運組織和各散貨商會制定了多種標準租船合同，其中較為廣泛的是《統一通則》。貨物租船合同”和“統一定期租船合同”。中國租船公司還制定了《定期租船合同標準格式》，作為我國對外定期租船業務的依據。