制作外貿單證需要注意什么？

外貿流程
1．外貿洽談前期，制作形式發piao用于報價、交易參考或客戶申請進口許可等。
2．交易確認以后，制作外貿合同。
3．準備交貨的時候，制作商業發piao、裝箱單、核銷單、報關單，申請商檢放行單等報關出口。
4．報關后海關退返核銷單、報關單的收匯聯與核銷聯等。
5．交貨付運后，得到三證三副提單。
6．制作、申辦、整理客戶所需的全套單據，如發piao、裝箱單、商檢證、產地證、受益人證明等等以收取貨款。
7．憑收匯銀行水單、核銷單、報關單核銷聯等辦理核銷與退稅。

無論是否操作信用證，單據都比較重要。外貿單證通常是成套的，即根據客戶的要求，相關的單證作為一套，用于交付、轉賣和貨款收付。單證制作的基本原則，是“單證一致，單單一致”，即單證制作符合信用證要求（在信用證操作時），同一套的單據間，在相同欄目的內容一致。

比如，貨物的數量，無論在發piao、裝箱單還是其他單據的數量欄中，填寫都應一致，包括計量單位；在提單中顯示了嘜頭（貨物外包裝箱上印shua的用于識別的標志符號），發piao中就不能顯示“N/M”（無嘜頭）。

此外，每份單據都會標明出具日期，而外貿操作中對各種單據的日期有相應的規定，要求簽發日期應符合邏輯性和國際慣例。一般地，作為收款用的全套單據，日期以提單上的ON BOARD DATE為基準，來確定各單據的日期：
發piao（INVOICE）日期一般早于所有單證；
裝箱單（PACKING LIST）一般與發piao同日，必須在提單日之前；
提單日（ON BOARD DATE）不能超過L/C規定的裝運期；
保單（INSURANCE POLICY）的簽發日應早于或等于提單日期，不能早于發piao；
產地證（C/O、FORMA）不早于發piao日期，不遲于提單日；
商檢證（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提單日期，但也不能過早于提單日；
受益人證明（BENEFICIARY CERTIFICATION 　等于或晚于提單日；
船公司證明（FORWARDER CERTIFICATION）：等于或早于提單日；
匯piao（DRAFT）日期應晚于提單、發piao等其他單據，但不能晚于L/C的效期。

單據制作應從一開始就養成良好習慣。按照老外貿業務員的做法，交易確定以后，及時為交易歸檔，預先按照單據欄目整理出填制內容，如客戶名址、貨物品名描述等。具體制單的時候，直接調用即可，避免了臨時打字的拼寫錯誤可能。根據這個原理，市面上也出現了各種外貿制單軟件，可預先輸入資料，按照單證類別自動生成。

除了制單人為錯誤外，因為外貿過程中環節甚多，不同部門的操作中難免會有疏漏誤差，或因情況改變而導致的錯誤。比如，原定出貨100箱，也按照這個數量制作了商檢和報關，可實際裝運的時候發現倉庫記錄錯誤，實際發貨量只有98箱，或者是在裝卸過程中損壞了2箱等。對于這樣的情形，可以視情況靈活處理。

信用證項下操作的，完全依靠信用證制單；非信用證的，根據單證交付的對象不同見機行事。因此可分為“將錯就錯”和“分套處理”兩類方式。所謂將錯就錯，就是雖然與實際不符，仍按照事先約定的條件制單，因此贊成的影響另外與客戶協商解決。比如，在貨物短少的情況下，仍按照全數繕制單證。

所謂分套處理，就是根據單證交付對象的不同，分別制作內容不同的單證。比如在報關數量和金額與實際有誤差的情形下，給海關的單證按照原報關資料，給客戶的單證則按照實際的數量和金額繕制。如果提單上的數量與報關數量一致，則可略微調整單價，在總數量不變的情況下減少總金額，使之符合實際收取的貨款。

此外，因為報關等數據失誤，導致實際收匯和報關金額不一致，會影響核銷。一般的做法，在數額差別不大，比如2000美金以內，仍可以核銷。亦可截長補智囊，把多收的錢彌補其他少收的錢，把帳目做平。

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